La gestion numérique de nos documents administratifs devient un enjeu majeur pour chaque particulier, en particulier pour les salariés qui multiplient les justificatifs à conserver au fil des années. eDocPerso, développé par Silae, se positionne comme un coffre-fort numérique intelligent, pensé pour offrir une centralisation ultra-sécurisée de tous vos documents professionnels et personnels. Accès en ligne, conservation à vie, conformité légale : découvrez dans ce guide complet tout ce qu’il faut savoir sur eDocPerso, ses avantages, son fonctionnement au quotidien et comment garantir la sécurité de vos données sensibles.
eDocPerso : principes clés du coffre-fort numérique personnel
Face à la dématérialisation de la paie et à la multiplication des démarches administratives en ligne, disposer d’un espace numérique confidentiel pour stocker et organiser ses documents est devenu essentiel. Voici les piliers fondateurs d’eDocPerso :
- Stockage sécurisé à valeur légale : vos bulletins de salaire, contrats, attestations, justificatifs bancaires y sont archivés avec une valeur probante reconnue par l’administration.
- Dépôt automatique par votre employeur : réception directe de vos bulletins de paie et documents RH, sans intervention manuelle de votre part.
- Collecte intelligente multicanale : plus de 1 000 collecteurs connectés (organismes privés et publics) pour récupérer automatiquement factures, relevés bancaires, attestations d’assurance, etc.
- 100 % personnel : l’espace est strictement privé. Seule la personne autorisée y accède, ni l’employeur ni les services tiers n’ont de visibilité.
- Disponibilité sur tous supports : accès web, application iOS/Android, intégration FranceConnect, Touch ID et Face ID pour la sécurité mobile.
- Conservation pérenne : vos archives sont disponibles à vie, même en cas de changement d’entreprise ou de départ en retraite.
Activation et accès : comment démarrer sur eDocPerso
L’inscription au service est conçue pour être rapide et intuitive, tout en assurant un haut niveau de sécurité à chaque étape :
- Code d’activation : vous recevez un identifiant unique envoyé par votre employeur (généralement lors de la première émission de bulletin de paie dématérialisé).
- Création de votre espace sécurisé : une fois le code saisi sur la plateforme officielle, vous choisissez un mot de passe robuste et validez votre inscription.
- Authentification renforcée : connexion classique ou via FranceConnect pour renforcer la protection de votre identité en ligne. Sur mobile, un accès biométrique ajoute une couche de sécurité supplémentaire.
- Premier accès au tableau de bord : vous découvrez une vision claire de l’ensemble de vos documents importés, classés par catégories (paie, impôts, banque, santé, etc.).
À savoir : Même si vous changez d’employeur, cet espace vous reste entièrement accessible, gratuitement et sans limite dans le temps.
Fonctionnalités avancées pour organiser et partager vos documents
Bien plus qu’un simple dossier de stockage, eDocPerso propose une véritable boîte à outils pour tirer le meilleur de la dématérialisation :
- Dépôt unidirectionnel sécurisé : l’employeur transmet vos documents, mais n’a jamais accès à votre espace personnel.
- Ajout manuel ou par scan : importez facilement vos fichiers PDF ou photographiez un document papier via l’application pour l’archiver.
- Classement intelligent : organisation automatique en dossiers thématiques, possibilité de personnaliser, ajout de tags, recherche multicritère ultrarapide.
- Sauvegarde locale et export : téléchargez vos documents à tout moment pour les conserver également sur un support personnel ou pour effectuer un archivage physique annuel.
- Partage sécurisé par lien temporaire : choisissez les destinataires, la durée de validité, et l’éventuelle mise sous mot de passe pour transmettre un justificatif sans exposer le reste de vos archives.
- Notifications automatiques : soyez averti de tout nouveau dépôt ou de l’expiration d’un lien partagé en temps réel.
Exemple concret : Besoin de transmettre un justificatif de domicile à votre banque pour un crédit immobilier ? Générez un lien chiffré, valable quelques jours seulement, et envoyez-le en toute sérénité. Le destinataire accède uniquement à la pièce sélectionnée, sans possibilité de consulter le reste du coffre-fort.
Compatibilité : supports accessibles et mobilité maximale
Que vous soyez chez vous, au travail ou en déplacement, eDocPerso reste à portée de main :
- Depuis votre ordinateur : interface sécurisée via navigateur, compatible Windows, macOS ou Linux.
- Sur smartphone et tablette : applications dédiées sur Android et iOS, avec fonctionnalités de scan/document et authentification biométrique (Touch ID, Face ID).
- Connexion FranceConnect : possibilité d’utiliser vos identifiants d’autres services publics pour accéder simplement, tout en assurant une traçabilité des connexions.
À noter : la synchronisation des données est instantanée entre les différents terminaux. Une modification ou un ajout sur mobile s’affiche immédiatement sur votre espace web.
Quelles garanties de sécurité pour vos données personnelles ?
La sécurité existe à différents niveaux sur eDocPerso :
- Chiffrement de bout en bout : vos fichiers sont cryptés dès leur dépôt et pendant leur stockage. Personne n’a accès aux clés sauf vous.
- Certification AFNOR : la solution répond aux plus hauts standards de l’archivage électronique et du respect des normes françaises en matière de coffre-fort numérique.
- Hébergement souverain : l’ensemble de vos données est stocké exclusivement en France, sur des serveurs protégés contre toute intrusion ou fuite de données.
- Déconnexion automatique : limitation du risque en cas de terminal égaré, avec verrouillage automatique et alertes de connexion suspecte.
- Aucun partage non souhaité : par construction, vos documents sont invisibles à des tiers, y compris à l’éditeur du service ou à votre employeur.
En cas de perte ou de piratage de vos accès, la réinitialisation suit un protocole strict pour garantir l’intégrité de vos archives et l’absence d’accès frauduleux.
Respect total du RGPD et conformité réglementaire
eDocPerso est conçu avec une démarche privacy by design. L’architecture du service garantit :
- Droit à l’oubli : possibilité de supprimer tout document à la demande.
- Portabilité : export facilité de l’ensemble des pièces en quelques clics si vous souhaitez les migrer vers un autre service ou les archiver sur un support physique.
- Transparence : l’utilisateur conserve la maîtrise sur qui accède à quoi, pour combien de temps et reçoit un historique détaillé de toutes les actions réalisées sur son coffre.
- Pilotage français : éditeur certifié, stockage souverain, conformité avec la CNIL, et aucun transfert de données hors Union Européenne.
À retenir : eDocPerso va au-delà des simples obligations légales, avec une anticipation sur la loi travail et l’ensemble des recommandations gouvernementales sur l’archivage de la paie électronique.
Durée de conservation et pérennité des documents
Contrairement à un simple cloud, eDocPerso garantit :
- Archivage à vie : vos document restent accessibles indéfiniment, qu’il s’agisse des bulletins de salaire, attestations de droits, contrats, etc.
- Valeur probante permanente : chaque pièce bénéficie d’une traçabilité, d’horodatages et de scellés d’intégrité légale, validés dans le cadre de démarches officielles.
- Portabilité de l’accès : la fermeture de compte n’est pas automatique lors d’un départ d’entreprise
Vous gardez la main sur l’intégralité de votre historique administratif, même 10 ou 20 ans après la première utilisation de la solution.
Comment alimenter et récupérer vos pièces justificatives ?
L’alimentation se fait soit automatiquement (par dépôt RH ou collecteurs partenaires), soit manuellement :
- Dépôt employeur : réception directe lors de chaque émission de paie ou en cas de fin de contrat.
- Collecteurs connectés : connectez votre compte à des services partenaires (banques, opérateurs, mutuelles) pour récupérer automatiquement les justificatifs d’abonnement, de domicile, attestations fiscales, etc.
- Ajout manuel : téléversez vos fichiers depuis PC, tablette ou smartphone ; scannez un document papier grâce à l’app mobile.
Ce fonctionnement hybride permet de centraliser dans un seul espace tout votre patrimoine administratif, limitant les oublis et pertes de documents en cas d’aléas de la vie.
Le partage sécurisé de documents : pour qui, comment, avec quels garde-fous ?
L’envoi de documents confidentiels à des tiers (bailleurs, collectivités, prestataires) est souvent source d’inquiétude. eDocPerso apporte :
- Génération de liens uniques : chaque partage crée une URL cryptée, à accès limité dans la durée et pour un seul destinataire.
- Journalisation : historique des partages avec notification d’accès et possibilité de révoquer un lien à tout moment.
- Mise sous mot de passe optionnelle : ajoute une deuxième barrière pour les documents les plus sensibles.
Cette approche permet de répondre en toute confiance à la demande d’un notaire, d’un banquier ou d’un organisme sans prendre le risque d’exposer vos autres dossiers ou de voir les fichiers circuler sans contrôle.
Support utilisateur et assistance dédiée
En cas de question technique, de chute d’accès ou de souci d’utilisation, eDocPerso met à disposition :
- Centre d’aide en ligne complet : guides pratiques, vidéos, FAQ détaillée.
- Formulaire de contact direct : accès à une équipe dédiée, répondant sous quelques heures en cas d’urgence.
- Relais RH : certains employeurs proposent un accompagnement au déploiement du coffre-fort, utile pour les premières étapes.
FAQ
eDocPerso est-il vraiment entièrement gratuit pour les utilisateurs ?
Oui, l’intégralité de la solution eDocPerso est offerte sans surcoût pour les salariés : ni création de compte, ni stockage courant, ni récupération des documents ne sont facturés. Les frais sont pris en charge par les entreprises partenaires lors de la mise en place.
Que se passe-t-il si je change d’employeur ou pars à la retraite ?
Votre accès est conservé à vie. Vous pouvez continuer à consulter, télécharger ou compléter vos documents, sans obligation de disposer d’un employeur actif utilisant eDocPerso. Vos archives restent pleinement accessibles.
Quid de la confidentialité de mes données vis-à-vis de l’employeur ?
Par conception, seul le salarié a accès à ses fichiers. L’employeur effectue le dépôt mais ne peut consulter ni télécharger aucun document stocké. L’espace est strictement privé.
Quels types de documents peut-on stocker dans eDocPerso ?
Tous les documents reliés à votre vie professionnelle, familiale ou administrative : paie, contrats de travail, attestations CAF ou CPAM, relevés bancaires, justificatifs d’assurance, diplômes, etc.
Puis-je utiliser eDocPerso depuis l’étranger ou sur plusieurs appareils ?
Oui, grâce à la plateforme web et l’application mobile, vous pouvez accéder à votre coffre où que vous soyez, sur plusieurs appareils (PC, tablette, smartphone) en simultané, sans limite géographique.
Comment réinitialiser mon mot de passe en cas d’oubli ?
La procédure de récupération est simple : il suffit de cliquer sur « mot de passe oublié » lors de la connexion et de suivre le lien de réinitialisation envoyé à votre adresse e-mail enregistrée. Un dispositif de sécurisation supplémentaire pourra être demandé (FranceConnect, code mobile, etc.).
Comment contacter le SAV en cas de bug ou de besoin d’assistance ?
Un support client réactif est accessible depuis votre espace personnel via le centre d’aide, ou par formulaire de contact. Vous pouvez aussi solliciter votre service RH d’entreprise si une assistance complémentaire vous est proposée lors de l’activation.
Les documents stockés possèdent-ils une valeur légale ?
Oui, grâce au chiffrement, à l’horodatage et aux certifications de la plateforme, chaque document archivé conserve sa valeur probante pour la durée légale requise (demande d’administration, contrôle fiscal, vérification bancaire, etc.).
